Il gère les droits des utilisateurs de son pouvoir local. Il peut également modifier certaines données liées à son pouvoir local.

Il s'agit d'un utilisateur clé pour le bon fonctionnement du Guichet dans votre pouvoir local!

Ses rôles et devoirs ont été repris plus précisément dans un document.

Une vidéo didactique reprend étape par étape comment le GLS peut attribuer des droits et des rôles.

Être GLS n’implique pas automatiquement d’avoir des droits dans tout le Guichet des pouvoirs locaux. Si le GLS souhaite des accès particuliers à certains formulaires du Guichet, il devra s’auto-attribuer des droits.

Vous trouvez toutes les informations liées à la création d’un compte et d’un profil dans les vidéos didactiques dédiées à ce sujet.

Avoir accès au Guichet se fait en 3 temps :

1. Se créer un compte – comprenant votre nom, prénom, adresse mail de récupération et numéro de registre national (qui sera crypté). Avec seulement un compte, vous avez l’autorisation d’accéder au Guichet des pouvoirs locaux, mais n’avez encore accès à rien pour votre pouvoir local.
2. Associer un profil à votre compte. Le profil sera spécifique au pouvoir local pour lequel vous faites une demande. Les éléments de votre profil reprennent (pour un pouvoir local spécifique) votre fonction, votre numéro de téléphone, votre adresse mail professionnelle. Si vous devez avoir accès à plusieurs pouvoirs locaux (par exemple plusieurs intercommunales, une commune et un CPAS,…), vous devez vous créer plusieurs profils. En passant d’un profil à l’autre dans le Guichet, vous aurez accès aux formulaires et aux dossiers spécifiques du pouvoir local spécifique lié à ce profil.
3. Disposer des droits nécessaires. Créer un profil pour un pouvoir local ne signifie pas automatiquement que vous aurez des droits dans ce pouvoir local. Le Gestionnaire local de sécurité (GLS) du pouvoir local en question devra activer votre profil (c’est-à-dire accepter votre demande) et vous attribuer des rôles dans des catégories. Il n’y a que le GLS qui peut accepter votre profil et modifier vos droits. Il peut les modifier à tout moment. Pour plus d’informations à ce sujet, voir la partie « Quels sont les différents rôles dans le Guichet ? ».

N’importe quel agent du pouvoir local peut devenir GLS : un employé, un informaticien, le/la directeur/trice, … Dans tous les cas, il doit être désigné officiellement par son pouvoir local soit via une délibération soit via un procès verbal.

Nous conseillons vivement de désigner au moins deux GLS dès le départ afin d’éviter de vous retrouver sans personne pour gérer les droits de vos utilisateurs en cas d’absence, de congé, …

Vous trouverez ici un exemple de délibération et d’extrait d’acte désignant les GLS.

Il n’y a que l’équipe du Guichet des pouvoirs locaux qui peut attribuer le rôle de GLS.

Un GLS peut se créer un compte unique et gérer les droits de plusieurs pouvoirs locaux et se créant différents profils (par exemple pour plusieurs intercommunales, pour une commune et un CPAS, …).

Les données en provenance de la BCE ne peuvent être modifiées qu’en adaptant directement la BCE. Une fois que les données seront correctes à la BCE, les nouvelles données seront automatiquement synchronisées dans le Guichet.

Pour toutes les autres informations spécifiques au Guichet, le GLS du pouvoir local peut les modifier lui-même.

Le message d’erreur suivant s’affiche aléatoirement : « Erreur lors du démarrage de l’application Il y a eu un problème lors de l’initialisation de l’application, veuillez réessayer ou contacter l’administrateur si ce problème persiste ».

Ne tenez pas compte de ce message, cliquez simplement sur « Réessayer » ou sur la croix pour fermer le popup. Cela n’a pas d’incidence sur votre travail.

Il existe 5 rôles :

• 1 rôle spécifique à la gérance des droits des utilisateurs
• 4 rôles spécifiques aux travail sur les dossiers.

Pour les 4 rôles de gestion des dossiers, le principe d’application est « Qui peut le +, peut le moins ». Il est important de noter que ces rôles sont facultatifs : si une personne a été désignée pour gérer seule les dossiers d’une catégorie, elle devra disposer du rôle de soumissionnaire (pouvant ainsi tout réaliser), elle ne devra pas auto-valider ses dossiers : après la création du dossier, elle pourra directement le transmettre.

Le seul rôle « incontournable » est celui de soumissionnaire. Sans cela, personne ne peut transmettre de dossier au SPW.

Le GLS (gestionnaire local de sécurité)

Nommé officiellement via délibération ou PV, le GLS pourra octroyer des droits à ses collègues dans le Guichet. Seule l’équipe du Guichet des pouvoirs locaux peut accorder le rôle de GLS. Être GLS ne donne pas automatiquement un rôle sur la gestion des dossiers. Le GLS devra s’accorder à lui-même des droits dans les catégories souhaitées s’ils souhaitent traiter des dossiers dans le Guichet. Plus d’information sur le GLS dans la partie qui lui est dédiée.

Le lecteur

Cette personne peut lire un formulaire vierge et suivre un dossier dans la catégorie pour laquelle il est lecteur.

L’éditeur

Cette personne peut lire et modifier un formulaire vierge (remplir les données, ajouter des pièces justificatives) et suivre un dossier dans la catégorie pour laquelle il est éditeur.

Le validateur

Cette personne peut lire, modifier et valider un formulaire vierge (remplir les données, ajouter des pièces justificatives, valider le travail réalisé par quelqu’un d’autre) et suivre un dossier dans la catégorie pour laquelle il est validateur.

Le soumissionnaire

La particularité de ce rôle est qu’il est le seul à pouvoir transmettre un dossier au SPW. Par ailleurs, cette personne peut lire, modifier et valider un formulaire vierge (remplir les données, ajouter des pièces justificatives, valider le travail réalisé par quelqu’un d’autre) et suivre un dossier dans la catégorie pour laquelle il est soumissionnaire.

Il existe 2 possibilités :

1. En vous connectant au Guichet des pouvoirs locaux, en haut à droite à côté de vos nom et prénom, vous avez accès à un menu dont « Liste des utilisateurs ». Grâce à cette liste, vous voyez qui dispose de quel droit dans votre pouvoir local – tant les GLS, que les soumissionnaires. Afin de cibler les GLS, vous devez cocher la case GLS présent dans la 2^ème colonne.
2. En vous connectant au Guichet des pouvoirs locaux, en haut à droite à côté de vos nom et prénom, vous avec accès à un menu dont « Mon profil ». Sélectionner l'entité souhaitée dans le tableau intitulé " Liste des profils ". La partie inférieure de la page se recharge. Tout en bas de la page, se trouvent les informations relatives à votre entité. Le ou les GLS de votre entité sont repris dans le tableau GLS.

Votre identifiant est composé de 3 lettres majuscules « ATE » et d’une suite de 7 chiffres « 0000654 » : par exemple ATE0001257. Il ne s’agit donc pas de vos nom et prénom, ni de votre adresse mail. Cet identifiant est repris dans le mail initial de création de votre compte. Vous pouvez également demander à votre GLS d’aller voir votre profil dans lequel est repris votre identifiant.

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous devez suivre la procédure « Mot de passe oublié » disponible sur la page d’accueil du Guiche en dessous du bouton "Se connecter"t. Il vous sera demandé d’introduire votre identifiant. Un mail automatique sera alors envoyé, sur l’adresse mail que vous avez indiqué pour votre compte, avec un lien pour réinitialiser votre mot de passe.

Les données introduites lors de la création de votre compte (nom, prénom, NISS et adresse mail) ne sont pas modifiables par vous-mêmes. Vous devez prendre contact avec le Helpdesk du Guichet des pouvoirs locaux pour effectuer une modification.

Le tableau présent dans le menu principal sous l'onglet "Suivre mes dossiers", contient le statut de votre dossier. Les différents statuts sont les suivants :

• En cours d'édition : le dossier est en cours d'encodage. Le statut indique la date de dernière édition du dossier, ainsi que la personne ayant réalisé la dernière modification Transmis : le dossier est transmis au SPW. Un e-mail de confirmation vous a été envoyé
• Transmis (complet) : le dossier est considéré comme complet par le SPW
• Transmis (A compléter) : au minimum une information manque au dossier. Vous devez donc compléter votre dossier. Votre dossier contient un document reprenant les documents ou données manquantes.
• Transmis (décision) : Le traitement de votre dossier est clôturé par le SPW. Le document final est disponible dans votre dossier.
• Transmis (prorogation) : Le délai de traitement de votre dossier a été prorogé. L'arrêté de prorogation est disponible dans votre dossier.
• Annulé (DC) : Le dossier a été transmis une nouvelle fois suite à une demande de complétude de la part du SPW. Un nouveau dossier a été créé, numéroté "numéro_initial"-x, ou x est le nombre de complétudes réalisées.

Les boutons d’action qui apparaissent tout en bas des formulaires sont directement dépendant du rôle dont vous disposez dans une catégorie. Si vous ne voyez pas de bouton vous permettant de transmettre au SPW, c’est que vous ne disposez pas de droits suffisants. Prenez contact avec votre GLS.

Votre dossier est en statut "Transmis (A compléter)". Vous devez renvoyer un nouveau dossier au SPW avec les informations manquantes. Cliquez sur l'icône de duplication présente dans la colonne "Actions" pour transmettre un nouveau dossier. Toutes les données et les pièces présentes dans le dossier initial sont automatiquement reprises.

Dans la page « Suivre mes dossiers », vous ne voyez apparaître que les dossiers des catégories pour lesquelles vous disposez au moins du rôle de lecteur. S’il en existe que vous ne voyez pas, c’est que vous n’avez pas de droits suffisants. Prenez contact avec votre GLS.

Il n’est pas prévu d’envoyer de mails à nos milliers d’utilisateurs à chaque fois qu’un formulaire est publié. Néanmoins, nous avons créé un tableau reprenant l’ensemble des formulaires, leur état actuel ou leur date prévue de publication.

Vous ne disposez pas des droits nécessaires pour ouvrir ce formulaire. Prenez contact avec votre GLS.

A l’heure actuelle, le Guichet des pouvoirs locaux reprend les formulaires liés à la tutelle générale d’annulation et à la tutelle spéciale d’approbation à transmission obligatoire (cfr CDLD) analysés par le SPW Intérieur. Plusieurs partenaires subsidiants ont aussi mis à disposition des formulaires électroniques : les Plans d’Investissements communaux (PIC – SPW Mobilité & Infrastructure), les Infrastructures sportives (Infrasports – SPW Mobilité & Infrastructure) et la Perspective de développement urbain (PGV – SPW Territoire, Logement, Patrimoine, Énergie).

Les formulaires sont rangés par matières et catégories. Bien que toutes les matières & catégories sont équivalentes d’un pouvoir local à l’autre, elles ne seront pas forcément toutes présentes pour un type de pouvoir local. En effet certains types de tutelle ou de subsides n’existent pas pour certains pouvoirs locaux.

Des vidéos didactiques de courte durée (2-3 minutes) sont disponibles dans la partie « vidéos didactiques ». Ces vidéos sont également accessibles sur YouTube.

Nous avons délibérément fait le choix de ne pas rédiger de manuel au sens strict. Premièrement dans un souci d’efficacité – une application est en constante évolution et maintenir à jour un manuel est chronophage. Deuxièmement, dans un souci écologique – nous souhaitons à tout prix éviter l’impression d’un manuel de 200 pages obsolète dans 2 semaines.

Si vous ne trouvez pas de réponse à votre question/problème, contactez le Helpdesk du Guichet des pouvoirs locaux via l'adresse mail guichetunique.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be ou via téléphone au 081/32.36.45

Chaque autorité locale, en son sein, organise en toute autonomie l’accès à cette boîte aux lettres numérique. Les accès ne sont pas restreints aux seuls représentants légaux : n’importe quel agent de votre entité pourrait accéder à la boite Nemo : un employé, un informaticien, le/la directeur/trice, …

Néanmoins cet accès nécessite préalablement une désignation officielle de votre entité soit via une délibération soit via un procès-verbal. Etant donné la nature variée et potentiellement confidentielle des messages envoyés sur la boîte Nemo, nous vous invitons à octroyer parcimonieusement l’accès à cette boîte aux lettres.

En pratique, voici les démarches à effectuer :

1. Les utilisateurs de la boite électronique Nemo doivent disposer d'un compte personnel et d'un profil associé à votre pouvoir local. Plus d'informations à ce sujet peuvent être obtenues dans la section « Comment me connecter au Guichet des pouvoirs locaux ? » ;
2. Acter officiellement la demande d’accès des utilisateurs. Vous trouverez ici un exemple d'extrait d'acte : modèle pour les entités relevant du CDLD et modèle pour ceux relevant de la Loi organique des CPAS ;
3. Transmettre la ou les désignations au Gestionnaire local de sécurité (GLS) de votre entité ;
4. En tant que GLS, octroyer l’accès aux personnes désignées via l’onglet « Gestion des accès » présent dans le menu principal du Guichet des pouvoirs locaux. Pour ce faire, il suffit :
   1. D’accéder au profil de la personne concernée ;
   2. De cocher la case « L’utilisateur peut accéder à la boîte aux lettres électroniques Nemo » ;
      
   3. D’ajouter le document donnant officiellement le droit d’accès à cette personne.
      
5. Après cette procédure, l’accès des utilisateurs à la boite Nemo ne sera effectif qu’après validation préalable de la demande par l’équipe helpdesk du Guichet des pouvoirs locaux. Une fois effectuée, un e-mail informatif automatique est transmis au demandeur. La validation consiste en la vérification de la conformité du document annexé lors de la demande réalisée par le GLS, et ce afin d’éviter l’accès erroné à des personnes non autorisées par votre autorité.

Concrètement, il s’agira :

• De circulaires ;
• De toutes informations à portée générale (ex. collecte de renseignements) ou individuelle à votre pouvoir local ;
• Des décisions relatives aux dossiers transmis par votre entité via le Guichet des pouvoirs locaux. Cet envoi automatique des décisions sur la boite Nemo sera effectif début 2022 et n’impactera pas les actuels envois réalisés lors du processus de changements d’état d’avancement sur le guichet (ex. complétude, décision).

Toutes les Directions générales du SPW pourront transmettre des documents et/ou informations sur la boîte officielle Nemo. Les notifications concerneront ainsi progressivement toutes les missions du SPW.

Les notifications sont classées suivant la même catégorisation que les formulaires, càd en matières et catégories.

Ce message indique que vous n'avez pas le droit d'accéder à la boite de messagerie Nemo. Soit vous n'avez pas obtenu l'autorisation de votre pouvoir locaux d'accéder à cette boite aux lettres, soit notre helpdesk n'a pas encore validé votre accès. N'hésitez pas à contacter votre GLS ou notre helpdesk en cas de questions.

Non.

La boite Nemo et votre adresse e-mail officielle étant 2 canaux de communication indépendants, vous ne devez pas nous informer des personnes qui auront reçu l'autorisation de relever cette dernière. La procédure de désignation n'est  nécessaire que pour les utilisateurs du système de messagerie Nemo présent sur le Guichet des pouvoirs locaux

Cette information présente en dessous de votre nom, prénom et entité situé en haut à droite de la page indique le nombre de notifications transmises et qui n'ont pas encore été lues par votre pouvoir local.

Attention, il ne s'agit pas des notifications que vous n'avez pas encore lues vous-même, mais des notifications qui n'ont pas encore été lues par votre pouvoir local. Concrètement, si un de vos collègues a accès à la boite Nemo et que celui-ci lit une notification Nemo, celle-ci ne sera plus reprise comme notification non lue lors de votre prochaine connexion.

Légalement, chaque pouvoir local est appelé à créer une adresse e-mail électronique selon le format spécifié dans les AGW du 25 février 2021.

Pour les pouvoirs locaux du CDLD, l' adresse électronique officielle doit être structurée comme suit :

• Communes : officiel.vc-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet
• Provinces : officiel.pr-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet
• Intercommunales : officiel.ic-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet
• Associations de projet : officiel.ap-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet
• Zones de police : officiel.zp-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet
• Régies communales autonomes : officiel.rca-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet
• Régies provinciales autonomes : officiel.rpa-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet
• Établissements chargés de la gestion du temporel des cultes reconnus : officiel.culte-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet
• Sociétés à participation publique locale significative : officiel.sppls-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet
• ASBL locales : officiel.asbl-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet

Pour les entités soumises à la Législation organique, le format est le suivant :

• Centres publics d’action sociale : officiel.CPAS-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet
• Associations visées au chapitre XII : officiel.pr-nom/sigle@nomdedomainedusiteinternet

Le pouvoir local utilise le nom de domaine de son site internet ou, à défaut, celui du site internet où il publie ses informations officielles. Il fait le choix de mentionner dans son adresse officielle son nom ou son sigle.

La Banque-Carrefour des entreprises est la source authentique qui centralise les informations relatives aux entités morales. Une fois créée, votre nouvelle adresse e-mail électronique officielle doit donc être communiquée à la Banque-Carrefour des entreprises (BCE) via MyEnterprise . Afin de vérifier le bon enregistrement de votre nouvelle adresse e-mail, vous pouvez consulter les données reprises à la BCE relatives à votre entité en effectuant une recherche dans la section « Public search » du site de la BCE .

Si vous rencontrez des difficultés à modifier vos données, vous pouvez vous adresser à l’helpdesk de la Banque-Carrefour des entreprises via téléphone au 02/277.64.00 ou e-mail helpdesk.bce@economie.fgov.be..

Une fois l’adresse e-mail correctement renseignée à la BCE, une copie de tous les messages envoyés sur la boîte Nemo sera envoyée parallèlement sur cette adresse e-mail officielle. Vous reconnaitrez facilement les notifications officielles émanant de l’Administration : ces messages proviendront de l’adresse e-mail nemo.notification@spw.wallonie.be.

Présent dans la page "Profil d'un utilisateur",

ce message d'alerte vous indique que votre pouvoir local ne dispose pas encore d'une adresse e-mail officielle connue à la BCE. Concrètement, les notifications officielles transmises par le Guichet des pouvoirs locaux seront bien transmises à la boite de messageire Nemo reprise sur cette application, mais aucune copie de pourra être envoyée parallèlement sur votre adresse e-mail officielle.

Les courriers papiers vont graduellement disparaitre. Nous vous conseillons donc de rapidement effectuer les démarches nécessaires pour doter votre pouvoir local d'une adresse e-mail officielle reconnue à la BCE (voir section "Une fois l’adresse e-mail créée, à qui la communiquer ?"

Lorsque vous êtes GLS et que vous vous connectez à votre entité, le menu utilisateur présent habituellement en haut à droite de la page est masqué au profit d'un message d'alerte :

Ce message met en évidence l'absence d'adresse e-mail officiel connu. Vous pouvez cliquer sur "J'ai compris" afin de faire disparaitre ce dernier. Néanmoins, il reviendra à chaque connexion tant qu'une adresse e-mail n'est pas reprise à la BCE. Les utilisateurs qui ne sont pas des GLS ne voient pas apparaitre ce message.