C'est votre première connexion ?

Lancement de la nouvelle authentification : juillet 2019

Public cible : les Villes et Communes

En ce mois de juin 2019, le guichet des pouvoirs locaux passe sous un nouveau système d'authentification. Concrètement qu'est-ce que çà signifie? Vous trouverez ci-après une liste de points d'éclaircissement.

• Quand sera lancée la nouvelle authentificaton?

Dans le courrier que vous avez reçu, nous parlions du 15 juin 2019. Cette date approximative sera confirmée 1 semaine avant la mise en production définitive. Un e-mail sera transmis à votre Directeur général, informant du basculement définitif. Ce dernier devrait survenir la dernière semaine du mois de juin. 

• Concrètement, comment devez-vous vous préparer?

1. Un ou plusieurs GLS doivent officiellement être désignés pour votre pouvoir local. Un exemple de délibération est accessible au téléchargement ici
2. Le ou les GLS(s) doivent se créer un Compte sur le Guichet. Cette création ne pourra s'effectuer que lors du basculement définitif (point de départ : l'e-mail transmis à votre Directeur générale courant juin)
3. Le Helpdesk du Guichet encode votre GLS en tant que gestionnaire de votre pouvoir local. Un e-mail personnel sera transmis à ce dernier, confirmant sa qualité de GLS actif
4. Les futurs utilisateurs du Guichet (autres que le GLS) peuvent désormais créer leur compte personnel
5. Une fois le Compte créé, les utilisateurs créent un profil permettant d'accéder au Guichet au nom du pouvoir local souhaité
6. Les utilisateurs demandent des droits d'accès aux différentes matières et/ou catégories d'intérêt
7. Le GLS valide les accès demandés par les utilisateurs. Ces derniers recoivent un e-mail résumant les différents droits et rôles octroyés
8. Les utilisateurs peuvent commencer à transmettre des dossiers

• Qu'est-ce qu'un GLS?

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, la transmission électronique des dossiers des pouvoirs locaux est encadrée par un système d’authentification. Dans ce contexte, un GLS – Gestionnaire local de sécurité doit être désigné par pouvoir local.

Leurs rôles :

1. Gérer les accès des utilisateurs à l’espace dédié à leur pouvoir local dans le Guichet des pouvoirs locaux
2. Accorder des rôles (lecteur, éditeur, validateur et soumissionnaire) et des droits (en fonction des matières & catégories proposées) aux utilisateurs ayant des accès au Guichet des pouvoirs locaux
3. Aider les utilisateurs de leur pouvoir local à se créer un compte et/ou un profil

Leurs devoirs :

Les Gestionnaires locaux de sécurité s’engagent à :

1. Maintenir à jour la liste des personnes ayant accès au Guichet des pouvoirs locaux (départ d’une personne, nouvel arrivant, …) pour leur pouvoir local
2. Maintenir à jour les rôles et droits des utilisateurs ayant des accès
3. User de leurs droits dans l’application sans abus

• Quels sont les accès d'un GLS?

Découlant directement de leurs rôles et en fonction des droits qu’ils vont s’accorder à eux-mêmes, les GLS ont la possibilité d’avoir accès à tous les dossiers. Au vu de cette capacité, il est primordial de nommer une personne de confiance comme GLS de votre pouvoir local.

• Combien de GLS peut désigner mon pouvoir local?

Nous vous conseillons de désigner minimum 2 GLS : un GLS suppléant permettra d’assurer une permanence au sein de votre entité. Il est préférable de nommer plus de GLS que nécessaire pour éviter de passer trop régulièrement en Collège. En effet, seule une désignation officielle par le Collège permettra à notre équipe d'ajouter un GLS à votre pouvoir local.

• Je suis actuellement le GLS d'eTutelle et j'ai été désigné officiellement par le Collège dans le passé. Dois-je renvoyer une délibération de désignation du GLS ?

Oui car d'une part la liste des GLS dont nous disposons n'est plus à jour pour un certain nombre de pouvoirs locaux, et d'autre part, la désignation du GLS du Guichet des pouvoirs locaux nécessite la transmission du numéro national de ce dernier. Cette information n'étant pas demandée par le passé, une nouvelle désignation s'avère nécessaire.

• J'ai déjà adhéré à eTutelle, suis-je automatiquement utilisateur du Guichet des pouvoirs locaux?

C'était effectivement le cas depuis 2015. Néanmoins, à partir de fin juin 2019, vous devrez vous créer un Compte et un profil spécifique pour accéder au Guichet des pouvoirs locaux. Il vous appartient en tant qu'utilisateur de créer un compte personnel et de demander l'accès à un pouvoir local. Les vidéos intitulées "Utilisateur : Se créer un compte" et "Utilisateur : Obtenir un profil pour un pouvoir local" vous expliquent comment procéder.

• J'utilise actuellement eGuichet, suis-je impacté?

Pas immédiatement. Dans les premiers temps, les formulaires présents dans eGuichet demeureront dans eGuichet. Graduellement, ces derniers seront migrés vers le Guichet des pouvoirs locaux pour à terme vider intégralement eGuichet de ses démarches.

• Ou puis-je trouver mes formulaires?

Nous vous invitons à consulter la page "Migration" pour connaitre l'emplacement actuel de vos formalités et la date prévue de migration. Les derniers formulaires à migrer concerneront les Comptes et les Budgets.

• Devrais-je gérer l'accès des utilisateurs dans eGuichet et dans eTutelle?

Temporairement. D'ici à novembre 2019, tous les formulaires exceptés ceux relatifs aux Comptes et aux Budgets seront migrés vers le Guichet des pouvoirs locaux. La majorité des accès des agents de votre pouvoir local sera donc gérée au sein de l'authentification du Guichet des pouvoirs locaux. L'ancienne application, nommée sécurité applicative, sera donc graduellement abandonnée.

• Pourquoi n'avez-vous pas transféré les données d'authentification d'eGuichet vers le Guichet des pouvoirs locaux?

Car la liste des agents n'est malheureusement pas à jour pour tous les pouvoirs locaux. De plus, la structure en matières a évolué entre l'eGuichet et le Guichet des pouvoirs locaux. La granularité a ainsi évolué : vous pouvez donner des droits d'accès et des rôles spécifiques aux différentes matières et à leurs catégories.

Les rôles ont également été revus à la hausse. Il existe 4 types de rôle dans le guichet :

1. Lecteur
2. Editeur
3. Validateur
4. Soumissionnaire